Dzień dobry,

KSeF wymusza unikalność numerów na przestrzeni 10 lat. Wcześniej możliwe było, aby mieć np. Korektę o numerze K1, K2 i tak dalej co rok, bez wyszczególnienia roku w formacie numeracji. To samo dotyczy innych typów dokumentów.

Od wejścia KSeF nie jest to możliwe, numeracja musi być ciągła na przestrzeni 10 lat lub w formacie numeracji musi być wyszczególnienie roku / miesiąca / dnia, jeśli numer ma być resetowany do 1 co rok / miesiąc / dzień.

W związku z tym, od momentu włączenia na koncie KSeF lub KSeF DEMO, system patrzy na numerację w danym formacie na przestrzeni wszystkich lat jeśli nie ma w niej określenia roku (yyyy), a nie tylko na przestrzeni aktualnego roku.

Na teoretycznym przykładzie:
Format numeracji korekt to Knr. Najwyższy numer korekt w tym formacie numeracji na przestrzeni wszystkich lat na koncie to K250 z roku 2025.

W 2026, przed włączeniem KSeF, wystawione zostało 5 korekt o numerach K1, K2, K3, K4, K5 (przed KSeF możliwe były “duplikaty” numerów jeśli data wystawienia była z innego roku).
Po włączeniu KSeF, system musi działać wedle nowych zasad. W związku z tym, zacznie kontynuować numerację od najwyższego numeru w danym formacie na przestrzeni wszystkich lat, gdyż nie było w nim określenia roku - kolejna korekta w 2026 otrzyma numer K251.

Zgodnie z informacjami od naszego analityka, firma może zmienić format numeracji w trakcie roku, ze względu na dostosowanie systemu informatycznego do KSeF.

Co należy zrobić:

Mogą Państwo zmienić format numeracji faktur VAT - aktualny to FV/nr(i innych typów dokumentów, które miały w sobie sam nr, nie miały określenia roku yyyy) na FVnr/yyyy, zaliczek na Znr/yyyy i tak dalej. W Państwa przypadku zmian należy dokonać w Ustawienia > Dane firmy > Edycja działu w sekcji Osobne ustawienia numeracji dokumentów.

Jeśli chcą Państwo zachować ciągłość numeracji z 2026, dodając tylko określenie roku, po ustawieniu formatu numeracji, pierwszej fakturze w nowym formacie można ręcznie nadać numer FV11/2026, system będzie kontynuował numerację kolejnych faktur od tego numeru. Na podstawie powyższego przykładu, w 2026 będziemy wtedy mieć numery FV1, FV2... FV9, FV10/2026, FV11/2026 itd..

Ewentualnie do konsultacji z Państwa księgowością, czy zamiast zmiany formatu numeracji, wystarczy adnotacja w księgowości, iż “luki” w numeracji poszczególnych typów dokumentów wynikają ze zmiany działania systemu informatycznego po jego dostosowaniu pod KSeF, aby zachowywał unikalność numeracji na przestrzeni 10 lat.

Pozdrawiamy
zespół Fakturowni